Quanto à solicitação de ônibus para realizar viagens e traslados: caso o ônibus esteja sendo solicitado para a realização de alguma atividade acadêmica (como viagem a campo ou participação em congresso onde haja a apresentação de trabalho), ele deve ser solicitado pelo chefe do departamento ou do instituto diretamente para a Garagem. Contudo, essa solicitação tem que ser feita antes do início do período letivo, num prazo determinado pela Prefeitura do Campus. Caso essa solicitação não seja feita dentro desse prazo, o chefe do departamento deve escrever um memorando para a Prefeitura da UnB explicando porque não solicitou o ônibus dentro do prazo e pedindo que a viagem seja encaixada na agenda da Garagem. Contudo, corre-se o risco de o departamento ter que arcar com os custos dessa viagem.
No momento da solicitação de ônibus, os nomes e matrículas de todos os alunos que participarão já devem constar do memorando, assim como material impresso do evento, se for o caso.
Caso o ônibus seja solicitado para a participação em evento que não seja de cunho acadêmico (como confraternização entre alunos de diferentes universidades), a solicitação passará por uma comissão da UnB que decidirá pela concessão ou não do ônibus.
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